HƯỚNG DẪN MẪU BIỂU, TRÌNH TỰ HỦY HÓA ĐƠN GIẤY ĐỂ CHUYỂN SANG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hiện nay, không ít các doanh nghiệp đã và đang triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Để thống nhất trong cách quản lý hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hẳn sang hóa đơn điện tử trước thời hạn quy định 01/11/2020 và phát sinh nhu cầu về việc HỦY HÓA ĐƠN GIẤY.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ doanh nghiệp, các bạn kế toán có nhu cầu trên, Trung tâm Kế toán Hồng Trang – EDUBELIFE xin chia sẻ cơ sở pháp lý và các mẫu biểu cần hoàn thiện đối với quy trình Hủy hóa đơn GTGT này:

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ HỦY HÓA ĐƠN GTGT

Căn cứ khoản 1,2,3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc Hủy hóa đơn

Điều 29. Hủy hóa đơn

1. Hóa đơn được xác định đã hủy

– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

– Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn
3. a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
4. b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
5. c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
6. d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
7. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
8. a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
9. b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

1. c) Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
2. d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

1. MẪU BIỂU VÀ QUY TRÌNH HỦY HÓA ĐƠN GIẤY

Căn cứ quy định trên, chúng ta có thể tóm tắt các bước thực hiện và thủ tục hủy hóa đơn như sau:

Bước 1: xác định lý do cần tiêu hủy và lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. (có mẫu kèm theo)

Bước 2: Báo cáo với cơ quan thuế về việc Hủy hóa đơn (trước 30 ngày thực hiện hủy hóa đơn). Khi được cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, DN thực hiện quá trình hủy hóa đơn GTGT như sau:

Bước 3: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (có Mẫu kèm theo): QUYẾT ĐỊNH TLHĐ hủy hóa đơn

Bước 4: Họp Hội đồng hủy hóa đơn (có Mẫu Biên bản họp hội đồng): Biên bản họp HĐ hủy hóa đơn

Bước 5: Tiến hành hủy hóa đơn theo quy định và hướng dẫn cơ quan thuế: 

Bước 6: Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế:

TB Kết quả hủy hóa đơn

TB đề nghị hủy hóa đơn

 Chú ý: Toàn bộ Hồ sơ hủy hóa đơn trên được lưu tại doanh nghiệp cẩn thận. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Xin chúc quá trình chuyển sang việc sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp được thuận lợi, trong đó có công tác hủy hóa đơn giấy không sử dụng nữa.