Ảnh hưởng của hóa đơn điện tử từ 2018

Đánh giá tác động của hóa đơn điện tử

 Nghị định về hóa đơn điện từ sắp được thực thi từ năm 2018, các Doanh nghiệp  không khỏi băn khoăn, trăn trở không biết DN chúng ta sẽ chịu tác động như thế nào, bị ảnh hưởng ra sao trước sự thay đối lớn này: thay đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử!

1. Việc sửa đổi chính sách bằng quy định sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy mang lại nhiều ích cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và toàn xã hội

a) Đối với doanh nghiệp

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy: giúp doanh nghiệp giảm chi phí sử dụng hóa đơn giấy như: chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng (đối với trường hợp khách hàng ở xa, người bán phải chuyển phát nhanh hoặc gửi bưu điện hóa đơn trả khách hàng) và đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử có tác dụng: Không mất không gian lưu trữ như hóa đơn giấy; Giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; Tăng cường khả năng bảo mật hóa đơn; Giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; Không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy; Nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn do việc tập hợp các thông tin qua phương tiện điện tử một cách nhanh chóng và kip thời; chi phí vận hành và quản lý thấp, hiệu quả.

– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Thuế:

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử do đó doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục điện tử như: Doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử, sau khi thông báo được chấp nhận thì doanh nghiệp được sử dụng ngay hóa đơn điện tử; doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế vì phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng, đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì trước khi sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải gửi mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập Tờ khai thuế GTGT so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào Tờ khai thuế GTGT.

– Khắc phục tình trạng làm mất, hỏng, cháy hóa đơn:

Việc sử dụng hóa đơn giấy có rủi ro mất, hỏng, cháy do nhiều nguyên nhân khác nhau. Tuy nhiên việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.

– Đối với người mua:

Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan Thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan Thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua. Bên cạnh đó người mua sẽ hạn chế bị sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn mất tích do hệ thống cơ quan Thuế ngừng không cho doanh nghiệp bỏ trốn được xuất hóa đơn.

b) Đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn:

Khi toàn bộ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử thì ngành thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.

– Cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay

Hiện nay khi kiểm tra hoàn thuế GTGT và khi kiểm tra thuế TNDN, cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc. Thủ tục đối chiếu hóa đơn theo quy trình hiện nay tốn nhiều thời gian vì được thực hiện thủ công theo cách: cơ quan thuế quản lý người bán sau khi nhận số liệu hóa đơn cần đối chiếu phải tiếp tục gửi đến người bán để người bán có ý kiến, sau khi người bán có ý kiến gửi cơ quan thuế quản lý người bán thì cơ quan thuế mới có văn bản trả lời cơ quan thuế quản lý người mua. Thông thường thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Trước năm 2015 thì cơ quan thuế quản lý người bán không cần gửi người bán có ý kiến vì cơ quan thuế sẽ kiểm tra dữ liệu Bảng kê hóa đơn bán ra mà người bán gửi kèm Tờ khai thuế GTGT nhưng từ năm 2015 Luật số 71/2014/QH13 đã sửa đổi Luật Quản lý thuế quy định người nộp thuế không phải gửi Bảng kê kèm theo Tờ khai thuế GTGT nên từ năm 2015 việc đối chiếu hóa đơn tốn nhiều thời gian hơn trước.

Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan Thuế một cách liên tục nên cơ quan Thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn. Cơ quan thuế, cơ quan khác của nhà nước không cần phải thực hiện xác minh hóa đơn như hiện nay.

– Kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích:

Khi cán bộ thuế nhập thông tin về doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, hệ thống sẽ tự động dừng không cho phép doanh nghiệp được xuất hóa đơn. Đồng thời dễ dàng áp dụng xuất từng hóa đơn riêng lẻ cho cá nhân kinh doanh, cho các doanh nghiệp bị cưỡng chế về nợ.

c) Đối với xã hội

– Sử dụng hóa đơn điện tử khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên

Qua công tác quản lý thuế cơ quan thuế đã phát hiện một số trường hợp ghi số liệu các liên hóa đơn khác nhau, liên 1 – là liên lưu và để khai thuế của người bán thì ghi giá trị và tiền thuế thấp để khai thuế thấp, nhưng liên 2 – là liên giao cho người mua thì ghi giá trị và tiền thuế cao nhằm mục đích gian lận thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục tình trạng này vì hóa đơn điện tử là thông điệp dữ liệu điện tử, khi hóa đơn điện tử được lập và ký số và gửi đi thì nội dung thông điệp điện tử của người bán và người mua sẽ là như nhau và không có khả năng chỉnh sửa nên sẽ không có gian lận như việc sử dụng hóa đơn giấy nêu trên.

– Khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn:

Qua công tác quản lý thuế cơ quan thuế đã phát hiện một số trường hợp làm giả hóa đơn đặt in, làm giả hóa đơn tự in để sử dụng. Hóa đơn làm giả giống hệt hóa đơn thật về hình thức, màu sắc và các đối tượng làm giả cũng làm giả chữ ký, con dấu để in lên hóa đơn giả. Thực tế người mua hàng (là các tổ chức, cá nhân) rất khó phân biệt được hóa đơn thật, hóa đơn giả.

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của người bán nên khả năng làm giả hóa đơn là khó, vì vậy việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) sẽ khắc phục được tình trạng làm giả hóa đơn do đó giảm khả năng sử dụng hóa đơn để gian lận.

          – Tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp.

– Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn  từ việc đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng.

– Hóa đơn điện tử góp phần làm giảm bớt việc sử dụng giấy nên sẽ góp phần bảo vệ môi trường. 

2. Tác động của thủ tục hành chính và sửa đổi quy định khác

– Nghị định mới thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP không tạo thêm thủ tục  hành chính mới mà sửa lại một số thủ tục hiện hành theo hướng: (i) rút ngắn thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in với cơ quan thuế trực tiếp từ 05 ngày xuống còn 01 ngày làm việc góp phần giảm thủ tục hành chính và tạo điều kiện để người nộp thuế được sử dụng ngay hóa đơn; (ii) hướng dẫn rõ những thủ tục nào chỉ áp dụng đối với hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, không áp dụng đối với hóa đơn giấy.

– Việc sửa đổi khái niệm sử dụng hóa đơn bất hợp pháp sẽ góp phần minh bạch chính sách để việc áp dụng quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn được thuận lợi.

3. So sánh chi phí vật chất sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in)

Theo số liệu khảo sát, chi phí cao nhất mà doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500đ/1 tờ hóa đơn (tương đương 125.000 đ/1 quyển 50 số); chi phí cao nhất đặt in hóa đơn là 2.000đ/1 tờ hóa đơn (tương đương 100.000đ/1 quyển 50 số hóa đơn).

Chi phí cơ quan thuế đặt in là 352đ/1hóa đơn, (tương đương 7.600đ/50 số hóa đơn), theo đó cơ quan thuế bán cho doanh nghiệp rủi ro phải mua hóa đơn, tổ chức, hộ kinh doanh với giá 400đ/hóa đơn.

Kết quả đánh giá của các doanh nghiệp về sử dụng hóa đơn điện tử:

(i) Tâp đoàn Điện lực Việt Nam: theo thống kê EVN số lượng HĐĐT trung bình là 23,6 triệu hóa đơn/tháng (tương đương khoảng 283 triệu hóa đơn/năm). Chi phí hóa đơn tự in (chưa tính phần quản lý, lưu kho) khoảng 420  đồng/hóa đơn; chi phí HDĐT (đã tính chi phí quản lý, lưu trữ) chỉ khoảng 292 đồng/hóa đơn.

Như vậy, sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm được gần 130 đồng/hóa đơn so với hóa đơn giấy và giúp EVN tiết kiệm được chi phí hơn 3 tỷ đồng/tháng (khoảng 36 tỷ đồng/năm).

(ii) Tập đoàn bưu chính Viễn thông Việt Nam: theo báo cáo của VNPT, số lượng hóa đơn điện tử phát hành khoảng 6 triệu hóa đơn/tháng (khoảng 70 triệu hóa đơn/năm). Chi phí tiết kiệm được khoảng 8 tỷ đồng/năm.

(iii) Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel: bắt đầu triển khai chính thức HDĐT trên toàn quốc trong Qúy 1/2016, đã sử dụng 30 triệu HDDT.

Theo ước tính của Viettel thì chi phí sử dụng HĐĐT giảm 100đồng/hóa đơn. Như vậy với số lượng phát hành khoảng 5 triệu hóa đơn/tháng (tương đương 60 triệu hóa đơn/năm) thì chi phí sử dụng HĐĐT sẽ tiêt kiệm được khoảng 500 triệu đồng/tháng (tương đương khoảng 6 tỷ/năm).

Tính đến tháng 9/2016, cả nước có trên 460 doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (năm 2015 là 331 doanh nghiệp) với số lượng HĐĐT đã sử dụng khoảng 400 triệu hóa đơn.