Tư vấn giải pháp phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất

    Trong trường hợp chứng từ kế toán bị mất, Doanh nghiệp chúng ta cần phải làm gì để có thể phục hồi, xử lý tài liệu, chứng từ?

Bản Đồ Kinh Doanh BIZMAP & EDUBELIFE xin có chia sẻ chuyên môn chi tiết về chủ đề trên, để các chủ doanh nghiệp, bộ phận tài chính – kế toán các doanh nghiệp có thêm cơ sở tư vấn tin cậy khi đưa các các quyết định tài chính!

CĂN CỨ PHÁP LÝ

Thông tư số 96/2010/TT-BTC ngày 05/7/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan (Thông tư số 96/2010/TT-BTC) quy định cụ thể quy trình, cách thức và phương pháp phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan tại các doanh nghiệp thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

GIẢI PHÁP PHỤC HỒI TÀI LIỆU, CHỨNG TỪ

Để giúp các doanh nghiệp phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do thiên tai gây ra, lưu ý một số nội dung sau:

1. Trách nhiệm của doanh nghiệp có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan:

1.1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

1.2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của doanh nghiệp bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

1.3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

1.4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

2. Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất:

2.1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại toàn bộ tài liệu kế toán của doanh nghiệp và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư số 96/2010/TT-BTC) xác nhận kèm theo bảng kê từng loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,… và theo mức độ bị huỷ hoại.

2.2. Phân loại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại như sau:

– Tài liệu còn có thể sử dụng được;

– Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn);

– Tài liệu bị mất.

3. Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan:

3.1. Đồng thời với việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán, các doanh nghiệp bị thiệt hại phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, công nợ và nguồn vốn của doanh nghiệp hiện có đến thời điểm kiểm kê. Đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn, kinh phí phải đối chiếu và có sự xác nhận của các doanh nghiệp có liên quan nhằm xác định hiện trạng và số thực còn về tài sản, nguồn vốn, công nợ đến thời điểm sau khi bị thiệt hại.

3.2. Căn cứ vào số liệu, tài liệu kế toán hiện có hoặc đã được phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực còn đến thời điểm trước khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với các bên có liên quan làm căn cứ xác định số dư chuyển vào sổ kế toán và xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất do nguyên nhân khách quan gây ra.

3.3. Việc xử lý tổn thất tài sản do các nguyên nhân khách quan và chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán được thực hiện theo quy định của chế độ quản lý tài chính hiện hành.

4. Về thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán:

4.1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của doanh nghiệp gồm các thành phần sau:

1. a) Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng doanh nghiệp: Trưởng ban;
2. b) Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;
3. c) Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của doanh nghiệp: Thành viên;
4. d) Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, …): Thành viên;
5. e) Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên;
6. g) Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.

4.2. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán đó.

4.3. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

5. Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

5.1. Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.

5.2. Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.

6. Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được

6.1. Chứng từ kế toán:

Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của doanh nghiệp có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

6.2. Sổ kế toán:

Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.

6.3. Báo cáo tài chính:

Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này.

6.4. Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.

6.5. Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của doanh nghiệp sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các doanh nghiệp có liên quan, doanh nghiệp tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.

7. Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất:

7.1. Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu này và phải có xác nhận của doanh nghiệp, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.

7.2. Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khoản đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các doanh nghiệp có liên quan, doanh nghiệp xác định lại số dư các tài khoản đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới.

7.3. Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.

7.4. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn mà không còn tài liệu để sao chụp, doanh nghiệp phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các doanh nghiệp có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Doanh nghiệp lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp trên.

Đề nghị các doanh nghiệp căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp và đối chiếu với các quy định cụ thể tại Thông tư số 96/2010/TT-BTC để phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

Bản Đồ Kinh Doanh BIZMAP & EDUBELIFE Kính chúc các doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững. Chúc các nhân sự tài chính kế toán ngày càng có thu nhập cao và được Ban giám đốc tin tưởng, trọng dụng!

MỘT SỐ BÀI VIẾT THAM KHẢO:

1.   ĐIỂM MỚI NGHỊ ĐỊNH 20/2025 VỀ GIAO DỊCH LIÊN KẾT

2.   ĐIỂM MỚI CỦA LUẬT THUẾ GTGT 2024 CÓ HIỆU LỰC 01/07/2025

3.   PHÂN BIỆT GIỮA CHI PHÍ PHẢI TRẢ (TK 335) & DỰ PHÒNG PHẢI TRẢ (TK 352)

4.   ĐIỂM MỚI LUẬT KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP 2024, CÓ HIỆU LỰC TỪ 01.01.2025

5.   ĐIỂM MỚI CỦA LUẬT BẢO HIỂM Y TẾ NĂM 2024, CÓ HIỆU LỰC 01/05/2025

6.   LUẬT KẾ TOÁN & LUẬT QUẢN LÝ THUẾ 2024 – NHỮNG ĐIỂM MỚI TỪ 01/01/2025

7.   Tư vấn giải pháp phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất

8.   THƯ NGỎ TỪ CƠ QUAN THUẾ

9.   TƯ VẤN QUẢN TRỊ THUẾ, KẾ TOÁN TRÍCH TRƯỚC KẾ HOẠCH & THỰC TẾ CHI PHÍ SỬA CHỮA LỚN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

10.  TƯ VẤN HOÁ ĐƠN, THUẾ, KẾ TOÁN HÀNG KHUYẾN MẠI & CHIẾT KHẤU THANH TOÁN

11.   TƯ VẤN CHÍNH SÁCH THUẾ, HOÁ ĐƠN ĐỐI VỚI KHOẢN THU TỪ LÃI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

12. TƯ VẤN CHÍNH SÁCH THUẾ, HOÁ ĐƠN ĐỐI VỚI KHOẢN THU TỪ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC KINH DOANH KHÔNG HÌNH THÀNH TƯ CÁCH PHÁP NHÂN

13. TƯ VẤN XÁC ĐỊNH TỔNG CHI PHÍ LÃI VAY ĐƯỢC TRỪ ĐỐI VỚI GIAO DỊCH LIÊN KẾT

14. TƯ VẤN XÁC ĐỊNH THỜI ĐIỂM LẬP HOÁ ĐƠN GTGT HÀNG XUẤT KHẨU

15. TƯ VẤN CHÍNH SÁCH THUẾ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CUNG CẤP VÀ NHẬN HÀNG KHUYẾN MẠI

16. TƯ VẤN HẠCH TOÁN, THUẾ, HOÁ ĐƠN ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP BÁN TÀI SẢN ĐẢM BẢO TẠI NGÂN HÀNG KHI DOANH NGHIỆP MẤT KHẢ NĂNG TRẢ NỢ

17. BẢNG KÊ MUA HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ KHÔNG CÓ HOÁ ĐƠN MẪU 01/TNDN CÓ LÀ CHỨNG TỪ HỢP LỆ TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP?

18. TƯ VẤN CHÍNH SÁCH THUẾ, HOÁ ĐƠN, HẠCH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG BIẾU, TẶNG