HƯỚNG DẪN XỬ LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ CHUUYỂN ĐỔI THEO TT78/2021 CÓ SAI SÓT

Việc chuyển đổi sang hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC thực sự là vấn đề mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp. Trong quá trình chuyển đổi và tập làm quen với phương pháp quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử mới, mang tính số hoa cao, khiến không ít doanh nghiệp khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình lập, phát hành, sử dụng hoá đơn.

EDUBELIFE xin có những chia sẻ tương đối chi tết, với mong muốn giúp các Doanh nghiệp nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến vấn đề này, đồng thời phân biệt rõ sự khác nhau trong mỗi tình huống để áp dụng đúng các quy định pháp luật.

I/ CĂN CỨ PHÁP LÝ

CĂN CỨ THỨ NHẤT:

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn chứng từ, cụ thể:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. 1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2. 2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
3. a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
4. b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

1. c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

CĂN CỨ THỨ HAI

Căn cứ khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, cụ thể:

“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:
2. a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
3. b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
4. c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
5. d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

1. e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”

II/ TÓM TẮT CÁCH XỬ LÝ, PHÂN BIỆT CÁC TRƯỜNG HỢP HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT:

Như vậy, qua căn cứ pháp lý trên, hoá đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế sau đó phát hiện các sai sót nếu doanh nghiệp:

1/CHƯA GỬI HOÁ ĐƠN cho người mua => được phép huỷ hoá đơn và lập hoá đơn mới thay thế, được cơ quan thuế cấp mã hoá đơn mới thay thế (có Biên bản huỷ hay thu hồi, xoá bỏ hoá đơn đã lập sai kèm theo)

2/ ĐÃ GỬI HOÁ ĐƠN cho người mua NHƯNG CHỈ SAI TÊN, ĐỊA CHỈ NGƯỜI MUA > không phải lập hoá đơn mới, mà thông báo gửi cơ quan thuế theo mẫu Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA.

 3/ ĐÃ GỬI HOÁ ĐƠN cho người mua VÀ SAI CÁC CHỈ TIÊU KHÁC, NGOÀI TÊN VÀ ĐỊA CHỈ NGƯỜI MUA như “: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng “ thì chọn 1 trong 2 cách sau:

CÁCH 1:  LẬP HOÁ ĐƠN ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỪ ĐÃ SAI SÓT

theo hướng dẫn tại tiết b1 khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(có Biên bản điều chỉnh hoá đơn đã lập sai kèm theo)

CÁCH 2: LẬP HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ MỚI THAY THẾ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỪ ĐÃ SAI SÓT

theo hướng dẫn tại tiết b2 khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(có Biên bản thay thế hoá đơn đã lập sai kèm theo)

4/ LƯU Ý THÊM các quy định khi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC,

Kèm theo Bài viết này là các Mẫu Biên bản làm việc giữa người bán và người mua trong trường hợp phát sinh các sai sót trên:

1.Mẫu BB thu hoi, xoa bo hoa đon ND 123.2021

2. Mẫu BB thay the HD sai sot ND 123.2021

3. Mẫu BB điều chỉnh ND 123.2021

4. Mẫu số 04SS.NĐ 123.2020.

Hi vọng với chia sẻ nhỏ này của EDUBELIFE, công tác xử lý những sai sót có thể phát sinh trong quá trình lập hóa đơn điện tử được diễn ta thuận lợi, an toàn, đúng các quy định pháp luật.