Chi phí xăng xe và căn cứ pháp lý

Nếu doanh nghiệp không sở hữu xe mà chỉ đi thuê hoặc mượn thì có được tính vào chi phí hợp lý hay không? Bộ chứng từ mà kế toán phải chuẩn bị với chi phí xăng xe là gì? Hãy cùng Kế Toán Hồng Trang nghiên cứu qua bài viết sau nhé?

1. Đối với xe đi thuê, đi mượn thì chi phí xăng xe có phải là chi phí hợp lý hay không?

Căn cứ điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định:

“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
2. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
3. b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
4. c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

            Như vậy không phân biệt việc doanh nghiệp sở hữu xe hay đi thuê, đi mượn, chỉ cần chi phí xăng xe thỏa mãn các điều kiện trên đều được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

2. Bộ chứng từ với chi phí xăng xe với trường hợp doanh nghiệp thuê hoặc mượn xe

2.1. Hợp đồng thuê hoặc mượn xe: 

Hợp đồng mượn xe ô tô

1 file(s) 35.00 KB

Download

2.2. Hóa đơn, chứng từ xăng xe

2.3. Chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật: 

Giấy đề nghị thanh toán tiền xăng

1 file(s) 40.50 KB

Download

2.4. Quyết định cử đi công tác: 

Quyết định cử đi công tác

1 file(s) 33.50 KB

Download

2.5. Lệnh điều xe: 

Lệnh điều xe

1 file(s) 33.50 KB

Download

2.6. Lịch trình xe: 

Bảng lịch trình xe

1 file(s) 30.00 KB

Download

2.6. Giấy đi đường

2.7. Bảng tiêu hao định mức xăng xe: 

Bảng định mức tiêu hao xăng xe

1 file(s) 38.00 KB

Download

* Lưu ý:

– Chi phí xăng xe phải phù hợp với thực tế sử dụng xe ( định mức tiêu hao xăng, quãng đường di chuyển) của doanh nghiệp. Tránh trường hợp lấy hóa đơn xăng vượt quá định mức tiêu hao xăng .

+ Ví dụ: Doanh nghiệp chỉ có 1 xe ô tô

                – Định mức tiêu hao là 9 Lít/100 Km

                – Quãng đường xe chạy trong tháng: 500 km

                – Số lượng xăng tiêu hao trong tháng : (500*9)/100 = 45 Lít

                – Chi phí xăng xe trong tháng = 45* Đơn giá

– Đối với các doanh nghiệp vận tải, số lượng xe lớn, các bạn cần lưu lại đơn giá xăng qua các thời điểm, sau này có thể đưa ra để phục vụ giải trình khi thuế quyết toán

– Trong trường hợp các bạn lấy hóa đơn xăng vào cuối tháng cần có bảng kê các lần lấy xăng( số lương, đơn giá, thành tiền). Các lần lấy không vượt quá dung tích bình xăng của xe.

Yến Thanh 

(ketoanhongtrang.vn)