Chi phí công tác và những chứng từ cần thiết

Chi phí công tác – một trong những loại chi phí rất dễ bị loại khi quyết toán thuế. Vậy khoản chi nói trên cần những chứng từ gì để có thể bảo vệ trước cơ quan thuế. Hãy cùng Kế  toán Hồng Trang nghiên cứu nhé.

Căn cứ  Điều 6 Thông tư 78 ( đã được sửa đổi bởi điều 4, Thông tư 96) có quy định:

• “ Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

•  Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

Như vậy các chứng từ cần có để hợp lý chi phí công tác trong các trường hợp sau:

1. Chi công tác phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

– Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Vé máy bay, cuống vé máy bay, vé tàu, cuống vé tàu, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, hóa đơn ăn uống, ….

– Quyết định cử cán bộ đi công tác

– Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp và của nơi đến công tác

– Chứng từ thanh toán không dung tiền mặt ( nếu giá trị hóa đơn lớn hơn 20 triệu)

      2. Chi công tác phí dưới dạng phụ cấp – Phụ cấp đi lại, chỗ ở cho người lao động đi công tác (không yêu cầu về hóa đơn, chứng từ từng lần phát sinh)

– Doanh nghiệp khoán tiền công tác phí dưới dạng phụ cấp cho cán bộ, nhân viên  được quy định rõ trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ ( quy chế về công tác phí), quy chế lương & các khoản phụ cấp và Hợp đồng lao động.

– Quyết định cử cán bộ đi công tác

– Giấy đi đường

– Báo cáo chi phí công tác

– Giấy đề nghị tạm ứng tiền công tác phí

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Note: Khoản phụ cấp thường được thanh toán cùng tiền lương hàng tháng. Mức phụ cấp này cần hợp lý đối với nhiệm vụ công tác, chức vụ của người được cử đi công tác, điểm đến công tác.

Ví dụ:  mức phụ cấp đi lại với nhân viên ký kết hợp đồng sẽ cao hơn việc đi tìm kiếm thị trường; với giám đốc sẽ cao hơn so với trưởng phòng, nhân viên; đi công tác nước ngoài sẽ lớn hơn công tác trong nước …

Edubelife Kế toán Hồng trang

(ketoanhongtrang.vn)