Có bị loại chi phí đầu vào khi hóa đơn đầu vào phản ánh sai thời điểm?

Hiện nay còn rất nhiều bạn kế toán nhầm lẫn giữa  trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau và trường hợp ngày hóa đơn mua vào sau ngày nhập hàng và ngày hóa đơn đầu ra. Vậy phân biệt các trường hợp trên  như thế nào, cách xử lý ra sao, rủi ro pháp lý phải nhận là gì? Chi phí đầu vào có bị loại khi hóa đơn phản ánh sai thời điểm?

1. Phân biệt

Đặc điểm	Tiêu chí	Hàng về trước hóa đơn về sau	Ngày hóa đơn mua vào sau ngày nhập hàng và ngày hóa đơn bán
Giống nhau (1)	Thời điểm hóa đơn về	Thời điểm hàng nhập kho đều chưa có hóa đơn	Thời điểm hàng nhập kho đều chưa có hóa đơn
Giống nhau (2)	Cách hạch toán	- Căn cứ vào phiếu nhập kho hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa có thuế Nợ 152, 153, 156: Số lượng nhập x Giá tạm tính Có 111, 112, 331: Số lượng nhập x Giá tạm tính - Khi hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn để hạch toán + Nếu giá mua = Giá tạm tính Nơ TK133: Tiền thuế trên hóa đơn. Có Tk 111, 112, 331 : Tiền thuế trên hóa đơn + Nếu giá mua > Giá tạm tính Nợ TK 152,153,156: Giá trị hàng tăng thêm Nợ TK 133: Tiền thuế trên hóa đơn Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị tăng them và tiền thuế trên hóa đơn + Nếu giá mua < Giá tạm tính Nợ TK 133: Tiền thuế trên hóa đơn Có TK 152, 153, 156: Gía trị hàng giảm đi Có TK 111,112, 331: Tiền thuế trên hóa đơn – Giá trị hàng giảm đi	- Căn cứ vào phiếu nhập kho hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa có thuế Nợ 152, 153, 156: Số lượng nhập x Giá tạm tính Có 111, 112, 331: Số lượng nhập x Giá tạm tính - Khi hóa đơn về, căn cứ vào hóa đơn để hạch toán + Nếu giá mua = Giá tạm tính Nơ TK133: Tiền thuế trên hóa đơn. Có Tk 111, 112, 331 : Tiền thuế trên hóa đơn + Nếu giá mua > Giá tạm tính Nợ TK 152,153,156: Giá trị hàng tăng thêm Nợ TK 133: Tiền thuế trên hóa đơn Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị tăng them và tiền thuế trên hóa đơn + Nếu giá mua < Giá tạm tính Nợ TK 133: Tiền thuế trên hóa đơn Có TK 152, 153, 156: Gía trị hàng giảm đi Có TK 111,112, 331: Tiền thuế trên hóa đơn – Giá trị hàng giảm đi
Khác nhau (1)	Ngày tháng trên hóa đơn đầu vào	Trùng với ngày hàng nhập kho, trước thời điểm xuất hóa đơn đầu ra	Sau ngày hàng nhập kho, sau thời điểm xuất hóa đơn đầu ra
Khác nhau (2)	Rủi ro pháp lý	Hai bên mua và bán đều không bị phạt	Bên bán bị phạt tiền do xuất hóa đơn sai thời điểm
Khác nhau (3)	Ví dụ:	Công ty A xuất hàng và xuất hóa đơn cho công ty B vào ngày 01/01/2016 nhưng do khoảng cách địa lý đến ngày 05/04/2016 công ty B mới nhận được hóa đơn	Công ty A xuất hàn cho công ty B ngày 01/01/2016 nhưng đến khi công ty A thanh toán vào ngày 05/04/2016 thì công ty A mới xuất hóa đơn vào ngày hôm đó

2. Cách xử lý

2.1. Hàng về trước hóa đơn về sau

2.1.1. Bộ chứng từ:

– Phiếu Xuất kho của bên bán ( trùng với ngày ghi trên hóa đơn)

– Phiếu Nhập kho của bên mua ( trùng với ngày ghi trên hóa đơn)

– Biên bản bàn giao hàng hóa ( trùng với ngày ghi trên hóa đơn)

– Hợp đồng kinh tế

– Hóa đơn GTGT

– Chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật ( trước thời hạn thanh toán quy định trên hợp đồng kinh tế, hoặc phụ lục hợp đồng)

2.1.2. Thuế :

1. a) Khai thuế

– Căn cứ khoản 8, điều 14, thông tư 219:

“8. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.

Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”

=> Hiện nay đã không còn giới hạn về thời gian kê khai đối với các hóa đơn đầu vào. Doanh nghiệp kê khai bình thường trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế

1. b) Rủi ro pháp lý:

– Không có rủi ro pháp lý nào đối với cả hai bên bán và bên mua trong trường hợp trên

2.2. Ngày hóa đơn mua vào sau ngày nhập hàng và ngày hóa đơn bán

2.2.1. Bộ chứng từ     

– Phiếu Xuất kho của bên bán ( trùng với ngày giao hàng)

– Phiếu Nhập kho của bên mua ( trùng với ngày giao hàng )

– Biên bản bàn giao hàng hóa ( trùng với ngày giao hàng)

– Hợp đồng kinh tế

– Hóa đơn GTGT

– Chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật ( trước thời hạn thanh toán quy định trên hợp đồng kinh tế, hoặc phụ lục hợp đồng)

2.2.2. Thuế:

2. a) Khai thuế: (Tương tự phần 2.1.2 bài viết này)

3. b) Rủi ro pháp lý

– Đối với bên bán:

+ Căn cứ điểm a, khoản 2, điều 16, thông tư 39/ 2014/TT-BTC có quy định:

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

+ Căn cứ điềm a, khoản 3, điều 11, thông tư 10/2014/TT-BTC có quy định:

“ Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

1. a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.”

=> Căn cứ các quy định trên, trường hợp xuất hóa đơn sai thời điểm bên bán bị phạt theo quy định tại thông tư 10/2014/TT-BTC

– Đối với bên mua

+ Thuế TNDN: Căn cứ điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC ( sửa đổi thông tư 78/2014/TT-BTC) Có quy định:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

2. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

3. b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

4. c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

=> Chưa có quy định về vấn đề ngày hóa đơn khác ngày nhập kho thì bị loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

+ Thuế GTGT: Căn cứ Điều 15, thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định:

“Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.”

=> Chỉ cần đáp ứng đủ 2 điều kiện trên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Các bạn có thể tham khảo thêm ở Công văn số 2731 của Tổng Cục Thuế ngày 20/06/2016