Ủy quyền nhận tiền khi mua nông sản từ nông dân: có thể bị loại toàn bộ chi phí thuế TNDN

Trong thực tiễn hoạt động của nhiều doanh nghiệp nông nghiệp, đặc biệt tại các vùng nguyên liệu, việc thu mua nông sản từ nhiều hộ nông dân thường phát sinh một khó khăn quen thuộc: không phải nông dân nào cũng có tài khoản ngân hàng hoặc đủ điều kiện giao dịch điện tử. Để thuận tiện, doanh nghiệp và người bán đôi khi lựa chọn giải pháp lập giấy ủy quyền cho một nông dân khác đứng ra nhận tiền chuyển khoản thay cho nhiều hộ.

Nhìn bề ngoài, đây là một cách xử lý linh hoạt, phù hợp thực tế sản xuất nông nghiệp. Tuy nhiên, dưới góc nhìn pháp lý thuế hiện hành, đây có thể là một rủi ro rất lớn. Nếu xử lý không đúng quy định, toàn bộ khoản chi mua hàng có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đây không còn là giả định. Cơ quan thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 932/CTH-QLDN1 ngày 09/02/2026 của Thuế Thành phố Cần Thơ (có công văn gốc kèm theo)

Bản chất vấn đề nằm ở đâu?

Khi doanh nghiệp mua nông sản của nông dân, pháp luật thuế cho phép trong nhiều trường hợp người bán không xuất hóa đơn GTGT như doanh nghiệp thông thường. Tuy nhiên, để khoản chi được chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ hồ sơ chứng từ thay thế, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị thanh toán đạt ngưỡng luật định.

Nhiều doanh nghiệp hiểu rằng: chỉ cần có tiền chuyển khoản ra khỏi tài khoản công ty là đủ. Nhưng pháp luật không nhìn đơn giản như vậy. Cơ quan thuế không chỉ xét việc “có chuyển khoản”, mà xét chuyển khoản đúng chủ thể, đúng bản chất giao dịch, đúng chứng từ.

Nếu doanh nghiệp mua hàng của ông A, bà B, ông C… nhưng lại chuyển tiền cho tài khoản của ông D (dù có giấy ủy quyền dân sự), thì giao dịch thanh toán đó có thể không đáp ứng điều kiện chi phí được trừ về pháp luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Căn cứ pháp lý doanh nghiệp bắt buộc phải hiểu

1. Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15

Tại điểm c khoản 1 Điều 9, luật quy định doanh nghiệp được trừ chi phí nếu:

Các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Điều này có nghĩa: với các khoản chi thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, nếu chứng từ thanh toán không hợp lệ thì khoản chi có nguy cơ bị loại.

2. Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Tại Điều 26, Chính phủ quy định:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

Như vậy, không phải mọi giấy báo chuyển tiền đều tự động là chứng từ hợp lệ. Chứng từ đó phải phản ánh đúng bản chất thanh toán theo quy định pháp luật.

3. Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Tại khoản 1 Điều 9, Chính phủ tiếp tục hướng dẫn rất chi tiết đối với trường hợp mua nông, lâm, thủy sản của người sản xuất trực tiếp bán ra.

Đáng chú ý:

• Nếu giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu mua nhiều lần trong cùng ngày, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
• Đồng thời phải có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Quan điểm của cơ quan thuế tại Công văn 932/CTH-QLDN1

Cơ quan thuế đã kết luận rõ:

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa của nông dân nhưng lập hợp đồng ủy quyền cho một nông dân khác có số tài khoản ngân hàng làm đại diện nhận tiền chuyển khoản của doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện theo Luật Thuế TNDN, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thì không được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đây là thông điệp rất mạnh và rất rõ:
Ủy quyền dân sự không đồng nghĩa với được chấp nhận về thuế.

Vì sao cơ quan thuế nhìn nhận chặt như vậy?

Từ góc nhìn quản trị thuế, có ba rủi ro lớn khiến cơ quan thuế siết chặt nội dung này:

1. Sai lệch chủ thể giao dịch

Người bán là nhiều nông dân, nhưng tiền lại chuyển cho một người khác.

2. Khó kiểm chứng dòng tiền thực tế

Không có gì bảo đảm người nhận thay đã phân chia tiền đúng cho các hộ bán hàng.

3. Tăng nguy cơ hợp thức hóa chi phí

Nếu không kiểm soát chặt, doanh nghiệp có thể tạo giao dịch đầu vào không phản ánh đúng thực tế.

Do đó, cơ quan thuế ưu tiên nguyên tắc: tiền phải đi đúng người bán hoặc đúng cơ chế pháp luật công nhận.

Doanh nghiệp nông nghiệp nên làm gì để an toàn?

Giải pháp 1: Thanh toán trực tiếp cho từng nông dân

Đây là phương án an toàn nhất. Doanh nghiệp nên hỗ trợ vùng nguyên liệu mở tài khoản ngân hàng hoặc ví thanh toán hợp pháp cho từng hộ.

Giải pháp 2: Xây dựng mô hình hợp tác xã / tổ liên kết

Thay vì mua rời rạc từng hộ, doanh nghiệp mua thông qua pháp nhân hoặc tổ chức đại diện hợp lệ có cơ chế thanh toán minh bạch.

Giải pháp 3: Chuẩn hóa hồ sơ thu mua

Bộ hồ sơ nên gồm:

• Hợp đồng thu mua
• Bảng kê thu mua
• Biên bản giao nhận
• Chứng từ cân hàng / nhập kho
• Chứng từ thanh toán đúng quy định
• Hồ sơ định danh người bán

Giải pháp 4: Thiết kế quy trình quản trị thuế vùng nguyên liệu

Đây là giải pháp dài hạn mà nhiều doanh nghiệp đang thiếu. Không chỉ mua được hàng, mà phải mua theo cách được pháp luật chấp nhận.

Góc nhìn EDUBELIFE & BIZMAP: Bài toán không chỉ là chứng từ, mà là chiến lược vận hành

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn đây là vấn đề kế toán. Thực ra, đây là vấn đề của cả Bộ Ba Huyết Mạch:

• Tài chính: kiểm soát dòng tiền đúng nơi, đúng người, đúng mục đích.
• Kế toán: chứng từ đầy đủ, ghi nhận đúng bản chất.
• Pháp lý (thuế): đủ điều kiện chi phí, giảm rủi ro bị truy thu.

Khi ba dòng chảy này không đồng bộ, doanh nghiệp có thể mua được nguyên liệu nhưng lại mất chi phí thuế, giảm lợi nhuận sau thuế và suy yếu năng lực cạnh tranh.

Kết luận

Trong thời đại quản trị hiện đại, sự thuận tiện không thể đứng trên tính tuân thủ. Việc chuyển tiền vào tài khoản của một nông dân đại diện để thanh toán cho nhiều người khác có thể thuận lợi trong ngắn hạn, nhưng nếu không đáp ứng đúng điều kiện pháp luật, cái giá phải trả là chi phí bị loại, thuế tăng thêm và rủi ro thanh tra kéo dài.

Doanh nghiệp nông nghiệp muốn phát triển bền vững cần chuyển từ tư duy “mua được hàng là xong” sang tư duy xây dựng hệ thống thu mua hợp pháp – minh bạch – tối ưu thuế.

Đó cũng là cách EDUBELIFE đồng hành cùng doanh nghiệp Việt:
Hiểu đúng luật – Thiết kế đúng hệ thống – Tăng trưởng bền vững.