Chi phí trang phục công nhân viên

Ngày nộp BCTC sắp đến hạn. Một trong số các chi phí mà kế toán thường nghĩ đến khi cân đối doanh thu- chi phí của doanh nghiệp là chi phí trang phục cho công nhân viên. Vậy làm thế nào để chi phí này trở thành chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Liệu nhân viên có phải chịu thuế TNCN hay không? Những câu hỏi trên sẽ được chúng tôi giải đáp qua bài viết dưới đây.

1. Thuế TNDN

Căn cứ 1:

Tại điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi điều 6, thông tư 78/2015/TT-BTC có quy định :

“2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.”

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 08 năm 2015 và áp dụng cho kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp từ năm 2015 trở đi.

2. Thuế TNCN

Tại điểm đ 4, khoản 2, điều 2, thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công như sau:

“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.”

=> KL: Như vậy khoản chi trang phục cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN đồng thời không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân bao gồm:

– Khoản chi bằng tiền mặt ( không có hóa đơn chứng từ) không vượt quá 5 triệu đồng

– Khoản chi bằng hiện vật ( có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp) thì không bị khống chế mức chi

-Nếu doanh nghiệp chi đồng thời bằng tiền và hiện vật thì khoản chi bằng tiền không vượt quá 5 triệu đồng và bằng hiện vật thì không khống chế

      3.Ví dụ :

3.1. Ví dụ 1:Năm 2015, Doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên số tiền 5tr/người/ năm

– Doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN 5tr/người

– Khoản thu nhập trên không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3.2. Ví dụ 2: Năm 2015, Doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật (có hóa đơn, chứng từ) số tiền là 20tr/ người/năm

– Doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN 20tr/người

– Khoản thu nhập trên không phải tính vào  thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3.3. Ví dụ 3: Năm 2015, doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên số tiền mặt 7tr /người/ năm, đồng thời doanh nghiệp chi bằng hiện vật số tiền 10tr/người/năm

– Thuế TN Doanh nghiệp

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN 5tr/người , còn phần 2tr doanh nghiệp loại vào chỉ tiêu B4- chi phí không hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

+ Phần chi bằng hiện vật có đầy đủ hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp được tính toán bộ vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

– Thuế TNCN:

+ Phần chi trang phục bằng tiền mặt: phần 2 tr doanh nghiệp chi cao hơn mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

+ Phần chi bằng hiện vật không phải chịu thuế TNCN

4. Các chứng từ

– Chi bằng tiền mặt: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi tiền trang phục, bảng ký nhận tiền của các nhân viên

– Chi bằng hiên vật: Tờ trình duyệt mua trang phục/đồng phục cho người lao động; trường hợp DN có nhiều lao động, cần ký hợp đồng với nhà cung cấp, Biên bản giao nhận…như việc mua với các tài sản khác; giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn , chứng từ thanh toán theo quy định pháp luật, bảng ký nhận trang phục của nhân viên