Hướng dẫn kế toán chi hỗ trợ người lao động do dịch bệnh Covid

Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19, nhiều doanh nghiệp đã giảm mạnh doanh thu, lợi nhuận, không ít doanh nghiệp đã phải tạm dừng hoạt động. Đại dịch CoVid 19 không chỉ tác động bất lợi đên hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp mà còn khiến đời sống của người lao động ngày càng khó khăn.

Thông cảm trước những sự khó khăn của người lao động, nhiều doanh nghiệp đã chủ động có những chính sách hỗ trợ thêm cho người lao động, ngoài việc cố gắng duy trì mức lương tối thiểu. Các chinh sách hỗ trợ rất đa dang: ngoài hỗ trợ bằng tiền, các DN còn có thể bằng hiện vật cụ thể như lương thực, thực phẩm, có khi bằng dược phẩm, thực phẩm chức năng…

Đây là những nghĩa cử cao đẹp của các Chủ doanh nghiệp dành cho người lao động của mình. Thật đáng trân trọng biết bao! Tuy nhiên, kế toán các doanh nghiệp này không khỏi băn khoăn:

1/ Làm sao để các khoản chi hỗ trợ trên là chi phí được trừ?

2/ Khi xuất các vật phẩm hỗ trợ như thực phẩm, dược phẩm… DN có phải lập hoá đơn

3/ Công tác kế toán khoản chi phí này cần thực hiện như thế nào?

EDUBELIFE xin có đôi dòng chia sẻ về các vấn đề trên, các bạn nhé!

I/ KHOẢN CHI HỖ TRỢ NGƯỜI LAO ĐỘNG DO DỊCH BỆNH COVID CÓ ĐƯỢC TRỪ?

CĂN CỨ PHÁP LÝ 1:

 Khoản 1 Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC :

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
2. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
3. b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
4. c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

CĂN CỨ PHÁP LÝ 2:

Căn cứ khoản 2.30 Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC  sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC,  “2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

• Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Vậy, căn cứ vào quy định trên, khoản “chi hỗ trợ người lai động do dịch bệnh CoVid 19” là chi phí được trừ nếu phù hợp với các quy định pháp lý trên. chúng ta cần phản ánh trên các chứng từ sau:

1. CÁC CHỨNG TỪ CẦN THIẾT

 + Hợp đồng lao động, trong đó DN và người lao động có thỏa thuận cụ thể về việc chi các khoản phúc lợi,

+ Quy chế tài chính/ Quy chế phúc lợi của Doanh nghiệp, trong đó có quy định cụ thể về mức chi, đối tượng chi, điều kiện chi hỗ trợ trong trường hợp gia đình người lao động gặp thiên tai, địch hoạ.

+ Tờ trình Tổ chức công đoàn hoặc Bộ phận hành chính nhân sự trình Giám đốc, Phòng Tài chính kế toán phê duyệt kế hoạch:”Chi hỗ trợ cho người lao động do ảnh hưởng dịch bệnh Covid 19”

+ Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật như Hợp đồng mua thực phẩm, dược phẩm… sử dụng để hỗ trợ người lao động.

+ Khoản chi này có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, đối với trường hợp mua hàng hóa dịch vụ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

+ Chú ý: Tổng số chi có tính chất phúc lợi (bao gồm cả khoản chi trên) không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

III. CÓ PHẢI LẬP HOÁ ĐƠN ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP NÀY?

Căn cứ Khoản 7 va Khoản 9 – Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, cụ thể:

7. Sửa đổi, bổ sung Điều 16 như sau:
8. a) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 1 Điều 16 (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

9. Sửa đổi, bổ sung điểm 2.4 Phụ lục 4 như sau:

“2.4. Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

1. a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi tên và số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu và thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về thuế GTGT.

Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.”

Vậy, ngoài các chứng từ tại Mục II, các DN cần lưu ý cần lập hoá đơn GTGT (đầu ra) của Doanh nghiệp khi xuất hàng hỗ trợ người lao động theo quy định trên các bạn nhé. Gía tính thuế GTGT trong trường hợp này như “tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng”

IV HẠCH TOÁN KHOẢN CHI HỖ TRỢ

Căn cứ các chứng từ trên, Doanh nghiệp có thể hạch toán khoản chi phí này vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.

Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản chi phí hỗ trợ trên hạch toán như sau:

Cụ thể: Nợ TK 642/Có TK 111,112, 331

Trên đây là một số chia sẻ của EDUBELIFE mong muốn gửi tới các bạn. Kính chúc các doanh nghiệp, người lao động mạnh khoẻ, đoàn kết, thương yêu nhau, cùng vượt qua dịch bệnh!