XÁC ĐỊNH, GIẢI TRÌNH PHÁP LÝ CHÊNH LỆCH LƯƠNG ĐÓNG BẢO HIỂM & THỰC TẾ
XÁC ĐỊNH, GIẢI TRÌNH PHÁP LÝ CHÊNH LỆCH LƯƠNG ĐÓNG BẢO HIỂM & THỰC TẾ
Làm sao để xác định đúng mức tiền lương đóng bảo hiểm bắt buộc và hiểu rõ cơ sở pháp lý giải trình lý trong trường hợp có sự chênh lệch giữa quỹ lương thực tế và quỹ lương đóng bảo hiểm là chủ đề rất nhiều doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh quan tâm.
EDUBELIFE & BIZMAP chia có bài viết chuyên môn trao đổi về nội dung này từ góc độ pháp lý đến phương pháp ứng dụng thực tế trong từng trường hợp cụ thể.
1. Cơ sở pháp lý quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
| Nội dung | Quy định chi tiết | Căn cứ pháp lý |
| Nguyên tắc chung | Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác ghi trong hợp đồng lao động mà người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận, theo quy định của Bộ luật Lao động. | Điều 39 Luật BHXH 41/2024/QH15 |
| Tiền lương làm căn cứ đóng BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN | Cùng cơ sở với BHXH bắt buộc, do đó mức tiền lương đóng BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN = mức tiền lương đóng BHXH bắt buộc. | Khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP |
| Không bao gồm | Các khoản phúc lợi không mang tính cố định hoặc không ghi trong hợp đồng lao động (ví dụ: thưởng năng suất, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, ăn ca, công tác phí…). | Khoản 2 Điều 39 Luật BHXH 41/2024/QH15 |
| Mức thấp nhất | Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. | Khoản 4 Điều 39 Luật BHXH 41/2024/QH15 |
| Mức cao nhất | Không vượt quá 20 lần mức lương tham chiếu tại thời điểm đóng (thay cho “lương cơ sở” trước đây). | Khoản 5 Điều 39 Luật BHXH 41/2024/QH15 |
2. Thành phần của tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm
Theo Khoản 1, 2 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
| Thành phần | Diễn giải | Ghi chú |
| 1. Mức lương theo công việc/chức danh | Là mức ghi trong hợp đồng lao động, theo thang bảng lương của doanh nghiệp. | Bắt buộc phải có. |
| 2. Phụ cấp lương | Các khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt (ví dụ: phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, khu vực…). | Tính vào tiền lương đóng BHXH. |
| 3. Khoản bổ sung khác | Là khoản xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên hàng tháng và ghi trong hợp đồng lao động (ví dụ: phụ cấp đi lại cố định, hỗ trợ nhà ở, điện thoại cố định hàng tháng…). | Tính vào tiền lương đóng BHXH. |
| Không bao gồm | Các khoản thưởng theo hiệu quả công việc, hỗ trợ ăn trưa, khoán chi công tác phí, tiền thưởng sáng kiến, thưởng doanh số, phúc lợi, sinh nhật, hiếu hỉ… | Không tính vào tiền lương đóng BHXH. |
3. Ví dụ minh họa theo từng loại hình
Trường hợp 1 – Doanh nghiệp
Anh A là nhân viên kinh doanh tại Công ty TNHH XYZ, có:
Lương cơ bản theo HĐLĐ: 12.000.000 đ/tháng
Phụ cấp trách nhiệm: 1.000.000 đ/tháng
Hỗ trợ điện thoại cố định: 300.000 đ/tháng
Thưởng doanh số theo kết quả tháng: trung bình 2.000.000 đ/tháng
Tiền ăn giữa ca: 730.000 đ/tháng
➡ Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm:
= 12.000.000 + 1.000.000 = 13.000.000 đ/tháng
(Thưởng doanh số và ăn trưa không tính vì không cố định, không ghi trong HĐLĐ.)
➡ Tổng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm:
DN: 17.5% (BHXH 17% + BHTNLD-BNN 0.5%)
Người lao động: 10.5% (BHXH 8% + BHYT 1.5% + BHTN 1%)
➡ Tổng: 28%
Trường hợp 2 – Hợp tác xã
Chị B, kế toán trưởng HTX Nông nghiệp ABC, có:
Lương chức danh: 9.000.000 đ
Phụ cấp độc hại: 500.000 đ
Phụ cấp khu vực: 300.000 đ
Hỗ trợ xăng xe: 400.000 đ (khoán)
➡ Lương đóng BHXH:
= 9.000.000 + 500.000 + 300.000 = 9.800.000 đ/tháng
(Hỗ trợ xăng xe không tính vì không cố định, không ghi trong HĐLĐ.)
➡ Tỷ lệ trích nộp: giống doanh nghiệp.
Trường hợp 3 – Hộ kinh doanh
Anh C – chủ hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, tự nguyện tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2025.
Chọn mức thu nhập làm căn cứ đóng: 10.000.000 đ/tháng (đăng ký với cơ quan BHXH).
➡ Tỷ lệ đóng:
BHXH bắt buộc: 25% (theo Điều 3, 39 Luật BHXH 41/2024)
➡ Số tiền phải nộp: 10.000.000 × 25% = 2.500.000 đ/tháng
(Chưa bắt buộc BHYT, BHTN vì lộ trình tách riêng giai đoạn 2026–2028.)
Căn cứ Luật BHXH 41/2024/QH15 (Điều 39) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP (Điều 7), chúng ta cùng phân tích sâu một tình huống điển hình sau nhé ????
VÍ DỤ MINH HOẠ :
Anh A là nhân viên kinh doanh tại Công ty TNHH XYZ, có:
Lương cơ bản theo HĐLĐ: 12.000.000 đ/tháng
Phụ cấp trách nhiệm: 1.000.000 đ/tháng
Hỗ trợ điện thoại cố định: 300.000 đ/tháng
Thưởng doanh số theo kết quả tháng: trung bình 2.000.000 đ/tháng
Tiền ăn giữa ca: 730.000 đ/tháng
PHÂN TÍCH CƠ SỞ PHÁP LÝ
| Khoản thu nhập | Số tiền (đ/tháng) | Tính vào lương đóng BHXH? | Căn cứ pháp lý | Giải thích |
| Lương cơ bản | 12.000.000 | ✅ Có | Khoản 1 Điều 39 Luật BHXH 41/2024/QH15 | Là mức lương ghi trong HĐLĐ theo công việc/chức danh. |
| Phụ cấp trách nhiệm | 1.000.000 | ✅ Có | Khoản 1 Điều 7 NĐ 158/2025/NĐ-CP | Là phụ cấp tính thường xuyên, ghi rõ trong HĐLĐ. |
| Hỗ trợ điện thoại (300.000) | ❌ Không | Khoản 2 Điều 39 Luật BHXH 41/2024 | Là khoản khoán chi/hỗ trợ, không mang tính lương, không ổn định. | |
| Thưởng doanh số (2.000.000) | ❌ Không | Khoản 2 Điều 39 Luật BHXH 41/2024 | Khoản thưởng theo hiệu quả công việc, không cố định, không ghi cụ thể trong HĐLĐ. | |
| Tiền ăn giữa ca (730.000) | ❌ Không | Khoản 2 Điều 39 Luật BHXH 41/2024 + TT 003/2025/TT-BNV (bãi bỏ TT 26/2016) | Khoản phúc lợi tập thể, không phải tiền lương, không tính vào lương đóng BHXH. |
✅ Kết luận:
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc = 12.000.000 + 1.000.000 = 13.000.000 đ/tháng
Giải thích thêm:
Từ 01/7/2025, theo Luật BHXH 2024, chỉ 3 nhóm khoản thu nhập cố định ghi trong hợp đồng lao động được tính vào tiền lương đóng BHXH:
(1) Lương theo công việc/chức danh
(2) Phụ cấp lương
(3) Khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên hàng tháng.
Các khoản như khoán chi hỗ trợ điện thoại, ăn ca, công tác phí, thưởng năng suất… được xác định là phúc lợi hoặc thu nhập không ổn định, không tính vào lương đóng BHXH (theo Khoản 2 Điều 39 Luật BHXH 41/2024 và hướng dẫn tại Điều 7 NĐ 158/2025).
Kết luận tư vấn của EDUBELIFE
Hợp tác xã, Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hệ thống phụ cấp & hỗ trợ để:
Các khoản có tính chất ổn định, trả thường xuyên thì nên ghi cụ thể trong HĐLĐ để minh bạch nghĩa vụ BHXH và chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
Các khoản phúc lợi, hỗ trợ, khoán chi linh hoạt nên tách rõ, xây dựng quy chế khoán chi hỗ trợ dựa trên thực tiễn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với giá cả thị trường, dựa trên các căn cứ pháp lý hiện hành để đảm bảo thoả mãn là các khoản thu nhập không bị tính vào lương đóng BHXH (Bạn có thể tham khảo thêm Bài viết Danh sách và cách ứng dụng các khoản không thu nhập không phải nộp bảo hiểm của EDUBELIFE https://ketoanhongtrang.vn/danh-sach-ung-dung-cac-khoan-thu-nhap-khong-bi-tinh-bao-hiem-bat-buoc/)
Chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm, tìm hiểu về chủ đề này.
Kính chúc Doanh nghiệp, Hợp tác xã, Hộ kinh doanh của bạn ngày càng phát triển, bền vững.
Các bài viết khác:
Khai giảng khóa Kế toán thuế cao cấp Tax K18 Khai giảng khóa Kế toán thuế cao cấp Tax K18 vào thứ bẩy, ngày 02/06/2018.
Chi phí trang phục công nhân viên Sử dụng chi phí trang phục công nhân viên để cân đối doanh thu - chi phí doanh nghiệp
Hướng dẫn mua, lập, kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN Các vấn đề liên quan đến hướng dẫn mua, lập, kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Những vấn đề liên quan đến Báo Cáo Tài Chính Báo cáo tài chính năm phải được nộp cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm 
Bản tin văn bản pháp luật tháng 04.2020 Việt Nam có có hàng loạt các chính sách quan trọng vừa tháo gỡ khó khăn kinh tế do tác động bất lợi của dịch bệnh, vừa ban hành quyết sách thúc đẩy, tăng trưởng kinh tế mạnh mẽ.
Khai giảng khóa Kế toán Tổng hợp giỏi tại TPHCM tháng 10/2018 Khai giảng khóa Kế toán Tổng hợp giỏi tại TPHCM tháng 10/2018
