Hướng dẫn mua, lập, kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo đề nghị của không ít các doanh nghiệp, EDUBELIFE xin có chia sẻ chi tiết, có hệ thống và cập nhật theo các văn bản pháp luật mới nhất tính đến thời điểm này về các vấn đề liên quan đến MUA, LẬP, KÊ KHAI CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ (TNCN) như sau:

1. KHẦU TRỪ THUẾ TNCN LÀ GÌ?

Căn cứ khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC

“1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập”…

2. LẬP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ KHI NÀO VÀ NHƯ THẾ NÀO?

Căn cứ khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC

2. Chứng từ khấu trừ
3. a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
4. b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

3. THỦ TỤC MUA CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN?

– Căn cứ Phụ lục 01 Thông tư 92/2015/TT-BTC, DN cần lập Đề nghị xin mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 07/CTKT-TNCN (có gửi tặng bạn kèm theo Bài viết này)

– Căn cứ khoản Khoản 14.1, Điều 14 Mục A Phần II – Nội dung quy trình quản lý Ấn chỉ theo Quyết định 1279/QĐ-TCT ngày 12/08/2014, thủ tục gồm:

“ Hồ sơ mua ấn chỉ bao gồm::

* Giấy giới thiệu.

* Văn bản thể hiện đơn vị được giao nhiệm vụ thu (nếu là lần đầu).

* Văn bản đề nghị mua biên lai của cơ quan Thuế phải nêu rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, loại ấn chỉ tổ chức, cá nhân cần nhận để sử dụng.

* Xuất trình giấy chứng minh nhân dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân.

– Địa điểm mua: tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Điều 45 Luật quản lý thuế)

4. BÁO CÁO SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ TNCN?

– Căn cứ khoản Điều 1 Mục E – Quản lý báo cáo cáo sử dụng ấn chỉ –  Phần II – Nội dung quy trình quản lý Ấn chỉ theo Quyết định 1279/QĐ-TCT ngày 12/08/2014,

 Các Doanh nghiệp cần lập báo cáo sử dụng Chứng từ từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu mẫu CTT25/AC và kê khai phù hợp với kỳ kê khai thuế TNCN của Doanh nghiệp (tháng hoặc quý), cụ thể

“1. Quản lý Báo cáo sử dụng ấn chỉ

1. Quản lý Báo cáo sử dụng ấn chỉ

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Chi cục Thuế/Cục Thuế thực hiện:

– Nhận Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC); Báo cáo sử dụng biên lai thu phí, lệ phí (mẫu BC7/AC).

– Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu: BC26/AC; BC26a/AC), trong đó:

+ Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý của các tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn).

+ Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan Thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

(Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.)

+ Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (mẫu BC26a/AC) đối với Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

+ Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (mẫu BC26a/AC) đối với các đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia.

– Đóng dấu “ngày nhận” và chuyển ngay trong ngày cho Bộ phận ấn chỉ.

Phòng/Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế/Cục Thuế thực hiện:

– Nhận Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC); Báo cáo sử dụng biên lai thu phí, lệ phí thuế (mẫu BC7/AC); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu: BC26/AC; BC26a/AC) của các tổ chức, cá nhân do Bộ phận tiếp nhận hồ sơ chuyển tới.

– Trường hợp đơn vị gửi Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC); Báo cáo sử dụng biên lai thu phí, lệ phí (mẫu BC7/AC); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu: BC26/AC; BC26a/AC) qua mạng thông tin điện tử thì Chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ tiếp nhận.

– Trường hợp nếu phát hiện sai sót thì thông báo lại ngay cho tổ chức, cá nhân để lập báo cáo mới thay thế báo cáo cũ gửi cơ quan Thuế.

– Đối với doanh nghiệp mới thành lập nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập. Hết thời hạn trên, phòng/bộ phận Ấn chỉ phối hợp với các phòng/bộ phận có liên quan (phòng/bộ phận Kê khai và kế toán thuế, Kiểm tra, Thanh tra…); căn cứ việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Nhập thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý vào chương trình Quản lý ấn chỉ.

– Sau khi nộp Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC); Báo cáo sử dụng biên lai thu phí, lệ phí (mẫu BC7/AC); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu: BC26/AC; BC26a/AC) cho cơ quan Thuế, nếu tổ chức, cá nhân phát hiện có sai sót, lập báo cáo mới thay thế báo cáo cũ gửi cơ quan Thuế.

– Nhận/nhập Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC); Báo cáo sử dụng biên lai thu phí, lệ phí (mẫu BC7/AC); Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu: BC26/AC; BC26a/AC) của đơn vị, cá nhân vào Chương trình Quản lý ấn chỉ.

Chúc các doanh nghiệp phát triển bền vững, dựa trên hệ thống quản trị kinh doanh phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.

Chúc các bạn kế toán luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao và thu nhập ngày càng cao nhé!